仕事の悩み

【保存版】お礼メールの書き方や例文まとめ丨ケース別

今ではほとんどの会社がメールを使用して、お客様と連絡を取り合っています。日頃の連絡は慣れているので失礼のないように文面を作れると思いますが、お礼のメールにはなると苦手意識が高いと思います。

今回はビジネスシーンで使える、感謝の気持ちを相手に伝えるメールを社外向け社内向けに分けてお届けします。

お礼のメールを送る理由は意識していますか?

お礼のメールは送るだけでは誰にでも出来ます。送るだけで6割りほど目的は達成していますが、もう少し工夫をしてより良い印象を相手に与えましょう。

お礼のメールの本当の意味とは

お礼メールの本当の意味は「相手に感動されること」です。仕事が出来る人はお礼メールの目的を決めています。

例えば形式的な文面ではなく、お会いした結果どう行動したかを少し具体的に書いたり、相手を尊重し話を真剣に聞いていた姿勢を伝えたりすると相手は感動して、次に繋がる事が多いです。

本文冒頭には必ず宛先を明記します

本文の冒頭には宛先を書きますが、基本の書き方は「会社名+部署名+役職名(肩書き)+氏名+敬称」になります。お客様の会社名や名前は省略せずにフルネームで書きます。特に多いのが株式会社を(株)に省略したり、氏名を名字のみにしたりするのは厳禁です。たとえお客様と親しくなったとしても、メールは残るものです。省略をするのはやめましょう。

お礼メールを送るタイミングは

お礼のメールは出来るだけ早く送りましょう。午前中の用件であれば当日の夕方までには送るようにしましょう。午後や夜の用件であれば、翌営業日の午前中までには送れるといいでしょう。文面を丁寧に考えて作りこみたい気持ちは分かりますが、なるべく早く送ってその出来事の事をはっきり覚えている内に送った方が効果的です。

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ケース別お礼メールの書き方と例文10選

ケース別のお礼メールの書き方を例文を使って説明してきます。社外の人向けと社内の人向けに分けています。社内の人向けは、身内なので社外の人向けの様に畏まる必要はありませんが最低限のマナーはあるので最低限は守って送るようにしましょう。

社外ケース①:訪問のお礼

件名:昨日の打ち合わせの御礼

本文:株式会社△△ ◇◇部 □□課

▲▲様いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の●●です。

昨日はご多忙にも関わらず、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。

▲▲様からお伺いした課題やご要望に関しまして、弊社で新たな対策を検討し次のご提案に活かしていきたいと思います。もし、追加のご要望やご質問などがございましたら、私までご連絡いただけましたらすぐに対応いたしますので、遠慮なくご連絡くださいませ。

▲▲様にお会いできましたご縁を大切に、より一層精進して参りますので、引き続き宜しくお願い致します。

それでは、今後ともよろしくお願い申し上げます。

まず大切な時間を使ってくれた事に対して感謝の気持ちを伝えます。そして、その時に出てきた課題、お客さんからの要望があった時に自分の動き方、さらに今後の展開に関して言及し、次の訪問につなげやすい文章を作ります。一度のやりとりで終わらせず、次につなげることを見越した文章作成を目指してください。

社外ケース②:会食のお礼

件名:昨日の食事会のお礼

本文:株式会社△△ ◇◇部 □□課

▲▲様いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の●●です。

昨日は、心のこもったおもてなしをしていただき、誠にありがとうございました。あのような格式高いお店で、おいしい食事とともに、▲▲様と楽しいお話ができたこと、大変うれしく思います。

また、普段はお伺いできないようなプライベートなお話は特に興味深く、ご家族想いの姿勢は、私もたくさん学ばせてもらわなけばばならないと実感いたしました。仕事の面ではこれからも、より一層気持ちを新たに貴社のお役に立てるよう努めてまいります。

今後とも、変わらぬお付き合いをどうぞよろしくお願いいたします。

お客さんと会食へ行った場合のお礼メールです。多くの場合は向こうが店を選んでくれるので、食事や店構えなどに関するコメントを添え、何気なく話した内容なども盛り込めれば、相手の気持ちは良くなります。

社外ケース③:契約のお礼

件名:新規契約の御礼

本文:株式会社△△ ◇◇部 □□課

▲▲様いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の●●です。

この度は弊社の企画にご採用いただき、誠にありがとうございます。

貴社事業に少しでも貢献できるよう、弊社一丸となって取り組ませていただきます。追って、これからのスケジュールに関してご連絡させていただきますので、少々お待ちいただけますと幸いです。

至らぬ点もあるかとは存じますが、全力で取り組んでまいりますので、今後とも何卒よろしくお願いいたします。

契約してもらった際は、きちんと結果を出すように努力することを示し、頼れる人材をアピールしましょう。また、契約をした後の流れなどについて不安を持っている人もいますので、今度のスケジュールに関しても考えていますとアピールしましょう。

社外ケース④:出張先でお世話になった取引先へのお礼

件名:出張のお礼

本文:株式会社△△ ◇◇部 □□課

▲▲様いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の●●です。

■■出張の折には、大変お世話になりました。おかげさまで貴社とのお取引ができることになり、弊社社長の▼▼をはじめ、社員一同喜んでおります。

また、☆☆では美味しいお食事をごちそうになりまして、本当にありがとうございました。日頃、食べ慣れていない目新しいものばかりでしたがおいしさは格別で、大変心地いい時間が過ごせました。お心のこもったおもてなし、誠に感謝申し上げます。

こちらにいらっしゃる機会がございましたら、ぜひ、▲▲様をご案内したいと思っております。

末永いお付き合いをさせていただけますよう、今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

取引先へ出張をして、接待してもらった時に使う例文です。美味しいお食事だけで終わらず、「食べ慣れていない」と続けることで、定型的な文面になることを避けると同時に具体性を出しています。

社外ケース⑤:飲み会のお礼

件名:昨夜はありがとうございました。

本文:株式会社△△ ◇◇部 □□課

▲▲様いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の●●です。

昨晩は、ご一緒させていただき本当にありがとうございました。おいしい食事と共に普段お聞きすることのない、部長の貴重な体験談を伺うことができ、大変参考になりました。

まだまだ未熟者でご迷惑をおかけすることも多々あるかと思いますが、▼▼部長にいつか、「いい仕事ができるようになったね」と言っていただけるように、誠心誠意努力して参る所在でございます。

これからもご指導、ご鞭撻を賜りたく、よろしくお願い申し上げます。メールにて恐縮ではございますが、お礼申し上げます。

取引先から飲み会を開いてくれた際のお礼のメール文です。飲み会というかなり本音が出る場で交流が出来て嬉しかったこと、ためになった事や仕事の励みになる事を少し具体的に挙げて感謝の意を示しましょう。

社内ケース①:社内対応のお礼

件名:ご対応ありがとうございました

本文:◇◇部 ▲▲課長

お疲れ様です。◇◇部◎◎課の○○です。

昨日の☆☆の件、急なお願いにもかかわらず早急にご対応いただき大変助かりました。
先方も迅速な対応に大変驚かれておりました。

繁忙期に向けまたお願いする機会があるかと思いますが、その際はご協力よろしくお願いいたします。

以上、まずはメールにてお礼申し上げます。

上司や先輩に仕事の相談などでお世話になったり、社内の関連部署や同僚に仕事を手伝ってもらった際に使えます。

社内ケース②:仲介のお礼

件名:仲介の御礼

本文:◇◇部 ▲▲課長

お疲れ様です。◇◇部◎◎課の○○です。

先日は△△社人事担当▲▲様をご紹介いただき、ありがとうございました。

早速連絡を取らせていただいたところ、「▲▲課長のご紹介であれば」とのことで、迅速にご調整くださり、今週☆曜日に会社にお伺いすることになりました。

今後の進捗状況につきましても、随時ご報告いたします。

どうもありがとうございました。

上司や先輩に取引先の人を紹介してもらった場合に使えるメール例文です。お客さんは上司の紹介であればと対応してくれたので、仲介してくれた上司へしっかりとお礼の気持ちを込めたメールと、今後進捗状況を報告する事を伝えます。

社内ケース③:復職のお礼

件名:昨日の打ち合わせの御礼

本文:◇◇部 ▲▲課長

お疲れ様です。◇◇部◎◎課の○○です。

病気療養中は、なにかとご心配、ご迷惑をおかけいたしました。おかげさまで、本日より出社できるようになりました。

今後は健康に留意しつつ、心機一転、仕事に励みたいと思っております。

今後ともご指導・ご鞭撻のほど、どうぞよろしくお願い申し上げます。

体調不良による休暇明けに上司へ連絡する際のメールです。自分が仕事に穴を開けていたので誠心誠意謝罪をして、今後どうするかをしっかり記入しましょう。

社内ケース④:ごちそうのお礼

件名:ごちそうの御礼

本文:◇◇部 ▲▲課長

お疲れ様です。◇◇部◎◎課の○○です。

昨夜は、お食事に誘っていただきありがとうございました。

思うような結果が出せず悩んでいましたが○○部長にお声をかけていただき、気力を取り戻すことができました。お気遣い感謝いたします。

今後は、これまでの分を取り返すつもりで頑張っていきたいと思います。

引き続き、ご指導のほど、よろしくお願いいたします。

仕事でスランプに陥っている時に、心配してくれた上司がご飯に誘ってくれて気分転換に誘ってくれた時に使える例文です。

自分の事を思って、わざわざ時間を作ってくれたのに感謝している事をしっかり伝えましょう。

社内ケース⑤:同行のお礼

件名:昨日の打ち合わせの御礼

本文:◇◇部 ▲▲課長

お疲れ様です。◇◇部◎◎課の○○です。

昨日は○○社への提案の件、ご同行いただきありがとうございました。私だけではできないプラスアルファの提案をしていただき、心強く大変助かりました。

先方からの最終的な回答は来週とのことですが、担当者様からはお褒めの言葉をいただきました。

結果は追ってご連絡いたします。引き続きよろしくお願いいたします。

客先での打ち合わせに上司が同行してくれた際のお礼のメールの例文です。自分では出来なかった事を上司がやってくれて、より良い結果に向かった事に対して感謝の思いを伝えましょう。

意外と知らない。お礼メールNG集

メールには思わず使ってしまうような言葉が多いですが、メール本文が長すぎたりしないようにしましょう。

二重敬語には要注意

宛先のところでも触れましたが、基本的な宛先の書き方は「会社名+部署名+役職名(肩書き)+氏名+敬称」です。

会社名に敬称を付けたり、役職名に敬称を付けたりする失敗事例が多いです。

また、相手が複数の場合であったり、部署内の人全て宛てたい場合は「各位」という敬称を使います。使い方は

「会社名+各位」、「会社名+部署名+各位」です。つまり、「株式会社○○各位」や「株式会社○○ ◇◇部各位」といった具合です。各位の前に様等の敬称を付けると二重敬語になってしまい変な日本語になるので注意が必要です。

「とり急ぎ」は使わない方が無難

よく、急いでメールを打った際に使われる「とり急ぎ」というフレーズがあります。この「とり急ぎ」とは「とりあえず急いで」という意味で、本来はしっかりと伝えないと行けないことや、会いに行って直接面と向かって伝えたいことを、省略していますよというような意味です。相手によっては失礼だと思われますので使わないようにしましょう。

もしクロージングで一文欲しいなと感じたら、

「まずは、メールにてお礼申し上げます」と言い換えることも可能です。

相手が部長クラス以上であれば、

「甚だ略儀ではございますが、まずはメールにて御礼申し上げます」

と言い換えるとより丁寧な表現になり好印象を持たれます。

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まとめ

いかがでしたか?お礼のメールの社内向けと社外向けで紹介しました。

メールを上手に活用して、手間暇を最小限に抑えてしまいましょう。出来るだけ効果的に正しい日本語で相手に伝えることを心がけましょう。